1.1. Hiểu về khái niệm nghỉ phép tiếng Anh nghĩa là gì?
“Nghỉ phép tiếng Anh” hay còn được gọi với một thuật ngữ khác là “Leave of Absence Letter” – được hiểu là một loại đơn xin nghỉ phép của nhân viên gửi lên Sếp và ban lãnh đạo trình bày dưới dạng ngôn ngữ Anh. Đơn này sẽ được sử dụng tại các doanh nghiệp có Sếp là người nước ngoài khi nhân viên có nhu cầu muốn xin nghỉ phép vì một số lý do cá nhân nào đó.
Và cũng giống như tiếng Việt, đơn xin nghỉ phép tiếng Anh cũng có những từ ngữ để diễn tả về vấn đề nghỉ phép để bạn có thể lựa chọn cho phù hợp với lý do và mong muốn của mình. Theo đó, đối với mỗi phương thức viết đơn nghỉ phép tiếng Anh sẽ có các mẫu câu riêng biệt mà bạn có thể tham khảo dưới đây:
- “Vacation/ furlough/ leave/ to be on holiday” – có nghĩa là nghỉ phép.
- “How long did your leave last?” – có nghĩa là thời gian nghỉ phép của bạn kéo dài bao lâu?
- “How long was your leave?” – có nghĩa là thời gian nghỉ phép của bạn là bao lâu?
- “To take two weeks’leave” – có nghĩa là nghỉ phép 2 tuần.
- “To get an extension of leave” – có nghĩa là được gia hạn nghỉ phép.
- “Every year is entitled to a number of days’leave” – có nghĩa là mỗi năm được nghỉ phép 1 số ngày.
Tùy vào từng trường hợp khác nhau, bạn có thể sử dụng các thuật ngữ, mẫu câu khác nhau để viết đơn xin nghỉ phép tiếng Anh. Việc xin nghỉ phép cũng đòi hỏi bạn cần có khả năng ứng biến trước các tình huống và có sự khéo léo thì khả năng được nghỉ phép sẽ cao hơn.
1.2. Tác dụng của đơn nghỉ phép tiếng Anh
Đơn xin nghỉ phép tiếng Anh thường sẽ chỉ sử dụng trong các tổ chức, doanh nghiệp nước ngoài – nơi có Sếp hay ban lãnh đạo không phải là người Việt Nam. Do đó, tùy thuộc vào từng trường hợp khác nhau sẽ có cách xin nghỉ phép riêng biệt.
- Tác dụng của đơn xin nghỉ phép với người lao động:
Thực tế thì trong quá trình đi làm, ai cũng sẽ có lúc gặp phải công việc bận rộn riêng hay ốm đau và đây chính là thời điểm mà họ cần đến đơn xin nghỉ phép để xin nghỉ làm trong một thời gian nhất định. Hơn nữa, việc sử dụng đơn xin nghỉ phép cũng giúp tạo nên phong cách làm việc chuyên nghiệp và có trách nhiệm hơn.
Theo đó, các cấp trên sẽ nhận đơn xin nghỉ phép và phê duyệt nếu như có lý do hợp lý và chấp nhận được theo đúng quy trình một cách nhanh chóng. Và khi đã nghỉ phép theo đúng quy định của doanh nghiệp khi có đơn rõ ràng thì nhân viên sẽ không cần làm việc trong thời gian nghỉ phép nhưng vẫn được đánh giá là nghỉ đúng quy định, đối với nhiều doanh nghiệp thì sẽ áp dụng theo quy trình nghỉ phép và sẽ vẫn được tính lương như bình thường.
- Tác dụng của đơn xin nghỉ phép đối với doanh nghiệp:
Việc làm đơn xin nghỉ phép tiếng Anh không chỉ giúp cho các nhân viên có thể nghỉ phép theo đúng quy trình mà còn giúp cho các doanh nghiệp có thể tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả. Bởi bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần đến những nhân viên luôn thực hiện theo đúng quy định và quy trình về đi làm cũng như nghỉ phép mà họ đã đưa ra.
Bên cạnh đó, đơn xin nghỉ phép cũng là yếu tố giúp cho các cá nhân và tổ chức có thể làm căn cứ xử lý các trường hợp liên quan đến xin nghỉ phép một cách rõ ràng, minh bạch nhất, từ đó đảm bảo được về các vấn đề liên quan đến tính hợp lệ của nhân viên khi nghỉ phép. Do đó, việc có đơn xin nghỉ phép sẽ giúp doanh nghiệp sắp xếp công việc phù hợp, không làm ảnh hưởng đến tiến độ và sự phát triển của doanh nghiệp đó.
Việc làm hành chính văn phòng
2. Cách viết đơn xin nghỉ phép tiếng Anh chuẩn nhất
Hiện nay, mặc dù nền kinh tế ngày càng phát triển mạnh mẽ và mở rộng hội nhập quốc tế nhưng không phải ai cũng có trình độ ngoại ngữ tốt và có thể giao tiếp thành thạo. Bởi thực tế, quá trình học tập của chúng ta chủ yếu chỉ dựa trên lý thuyết chứ chưa có cơ hội để thực hành hoặc là do phương pháp giảng dạy chưa hiệu quả nên học sinh, sinh viên chưa thể tiếp cận được. Ngoài ra, vấn đề về cấu trúc ngữ pháp trong tiếng Anh cũng là một trở ngại trong quá trình học tập, do đó mà trình độ tiếng Anh của người Việt Nam hiện nay đang trong tình trạng còn khá thấp.
Ngoài ra, hiện nay rất nhiều công ty nước ngoài hoạt động tại Việt Nam dưới sự lãnh đạo của các Sếp là người nước ngoài, do đó khi có nhu cầu xin nghỉ làm trong một khoảng thời gian nhất định thì lại trở nên lúng túng không biết viết đơn xin nghỉ phép như thế nào cho đúng chuẩn để có thể được Sếp phê duyệt một cách nhanh nhất. Vậy thì hãy tham khảo một số cách viết và các mẫu đơn xin nghỉ phép tiếng Anh trong nội dung phần dưới đây nhé!
Việc làm thư ký - trợ lý
2.1. Mẫu câu giao tiếp khi viết đơn nghỉ phép tiếng Anh
Có rất nhiều cách để bạn bày tỏ mong muốn xin nghỉ phép của mình với lãnh đạo cấp trên, dưới đây là một số mẫu câu phổ biến nhất hiện nay:
- “I need tomorrow off” – có nghĩa là tôi muốn xin nghỉ làm ngày mai.
- “He has a day off today” – có nghĩa là hôm nay anh ấy xin nghỉ.
- “I need a sick leave for 2 days” – có nghĩa là tôi muốn xin nghỉ ốm 2 ngày.
- “I want to take a day off to see a doctor” – có nghĩa là tôi muốn nghỉ 1 ngày để đi gặp bác sĩ.
- “ I am afraid I’m going to have to pull a sick today” – có nghĩa là tôi sợ rằng tôi sẽ phải xin nghỉ ốm ngày hôm nay.
- “Wouldn’t it be possible for me to take the day off this Friday” – có nghĩa là tôi muốn được xin nghỉ phép ngày thứ 6 có được không?
- “I’am sorry but I think I may not able to work tomorrow since I’m not feeling well right now” – có nghĩa là xin lỗi tôi nghĩ ngày mai tôi không thể đi làm được, tôi cảm thấy không được khỏe lắm.
Việc làm it phần mềm
2.2. Mẫu đơn nghỉ phép tiếng Anh qua email
Tại các doanh nghiệp nước ngoài trước kia, khi muốn xin nghỉ phép thì đều cần phải viết email theo từng mẫu riêng. Tuy nhiên, hiện nay, nhiều nơi đã cắt bỏ những khâu phức tạp này nhưng nếu là nhân viên trong các doanh nghiệp nước ngoài thì bạn sẽ vẫn cần biết về các mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh. Cụ thể, với các mẫu đơn gửi qua email này, bạn cần thể hiện được đầy đủ những thông tin sau đây:
- Lời chào đầu thư gửi đến Sếp, ban lãnh đạo cấp trên.
- Đưa ra lí do xin nghỉ phép một cách cụ thể, rõ ràng như bị ốm, đi du lịch, cưới người thân,...
- Trình bày rõ thời gian nghỉ phép.
- Lời đảm bảo hoàn thành công việc được giao trước khi nghỉ phép.
- Lời cảm ơn cuối thư.
Bạn có thể tham khảo ví dụ sau đây về mẫu đơn nghỉ phép tiếng Anh qua email:
Dear Mr/ Mrs,
I would like to request a leave of absence, from July 2th to 6th. As you have heard, my sister will getting married on July 2th anh I will need to go home to attend thí event.
At the present time, my work is completed. I will also ensure that all pending jobs will be completed before I leave this event. I will make sure that anyone who fills me when I’m absent will not have much to do.
Please tell me if I can provide more infomation regarding this request.
Thank you,
With kinds regards,
Mẫu đơn trên dịch sang tiếng Việt có nghĩa như sau:
Thưa ông/ bà,
Tôi viết đơn này muốn xin được nghỉ phép từ ngày 2 tháng 7 đến ngày 6 tháng 7 bởi chị gái tôi sẽ kết hôn vào ngày 2 tháng 7 và tôi sẽ cần phải về nhà tham dự đám cưới đó.
Thời điểm hiện tại, công việc của tôi đều đã hoàn thành. Tôi cũng xin đảm bảo rằng toàn bộ những công việc chưa xong sẽ được hoàn thành trước khi tôi bắt đầu kỳ nghỉ phép. Tôi cũng xin đảm bảo rằng những ai thay thế vị trí của tôi thời gian này sẽ không có nhiều việc để làm.
Vui lòng cho tôi biết nếu như muốn có thêm thông tin về đề nghị này.
Tôi xin chân thành cảm ơn vì sự quan tâm của bạn!
Việc làm biên phiên dịch
2.3. Mẫu đơn nộp nghỉ phép tiếng Anh
Ngoài cách xin nghỉ phép qua email trên thì hiện nay cũng có rất nhiều công ty yêu cầu nhân viên phải sử dụng mẫu đơn xin phép giấy và nộp lại cho ban lãnh đạo. Cụ thể mẫu đơn đó sẽ bao gồm những nội dung sau đây:
- “Full name’ – họ tên đầy đủ
- “Position” – chức vụ của bạn
- “Department” – bộ phận bạn làm việc
- “Reason for asking for leave” – lý do xin nghỉ phép
- “Time for asking for leave: from... until” – thời gian nghỉ phép từ... đến
- “Number of unused leave” – số lần nghỉ phép chưa sử dụng
- “Number of used leave” – số lần nghỉ phép đã sử dụng
- “Number of applied leave” – số lần nghỉ phép
- “Hope excutive board of company revise and create the favor condition for me to leave” – Hy vọng ban điều hành công ty tạo điều kiện để được nghỉ phép.
- “Best regard” – trân trọng
Ngoài ra, tùy vào từng công ty sẽ có những yêu cầu riêng biệt về nội dung mẫu đơn xin nghỉ phép mà bạn cần lưu ý để áp dụng cho chính xác.
Hy vọng những chia sẻ trên đây đã giúp các bạn hiểu về nghỉ phép tiếng Anh là gì cũng như các mẫu đơn xin nghỉ phép phổ biến nhất hiện nay. Từ đó có thể sử dụng thật đúng các mẫu đơn để có thể được phê duyệt nghỉ phép nhé!
